افسر، سوالاتی در مورد هدف سفر، برنامه‌های اقامت، سوابق شغلی و تحصیلی، تمکن مالی و ارتباط متقاضی با کشور خود مطرح می‌کند. پاسخ‌دهی شفاف، دقیق و صادقانه در این مرحله بسیار مهم است، زیرا هرگونه تناقض یا ابهام می‌تواند باعث رد شدن درخواست ویزا شود. برخی متقاضیان ممکن است نیاز به ارائه مدارک تکمیلی داشته باشند که در این صورت، افسر پرونده را تحت بررسی قرار داده و نتیجه را در روزهای بعد اعلام می‌کند. در صورت تأیید، پاسپورت متقاضی معمولاً طی چند روز کاری همراه با ویزا ارسال می‌شود.
برای موفقیت در فرآیند دریافت وقت سفارت و جلوگیری از مشکلات احتمالی، به نکات زیر توجه کنید:
وقت آنلاین به فرآیندی گفته می‌شود که متقاضی بدون نیاز به مراجعه حضوری به سفارت، از طریق وب‌سایت رسمی سفارت یا پلتفرم‌های تعیین وقت مرتبط، درخواست خود را ثبت می‌کند.
پیگیری آسان: در روش آنلاین، متقاضیان می‌توانند از طریق ایمیل یا حساب کاربری خود، وضعیت درخواست را پیگیری کنند.
رقابت زیاد: برای برخی از کشورها، وقت‌های سفارت به‌سرعت پر می‌شوند و متقاضیان باید در زمان مشخصی وارد سیستم شده و اقدام کنند.
اگر سفر شما کاری، تحصیلی یا توریستی است، باید مستندات مرتبط را به همراه داشته باشید.
اگر به قصد شرکت در دوره درمانی در آمریکا قصد اخذ ویزا دارید باید مدارکی از جمله نامه پزشک مبنی بر اضطراری بودن حضور بیمار در بیمارستان‌های آمریکا، گواهی پرداخت دوره درمانی و نامه‌ای از کادر درمان که آماده رساندن خدمات پزشکی هستند ارائه دهید.
نوع درخواست (فوری یا عادی): برخی سفارت‌ها برای افرادی که نیاز به وقت فوری دارند، امکان رزرو وقت در اسرع وقت را فراهم می‌کنند. البته این خدمت معمولاً با هزینه‌های اضافی همراه است.
وقت سفارت آنلاین معمولاً راحت‌تر و سریع‌تر است، اما برخی از سفارت‌ها امکان رزرو وقت به‌صورت حضوری را نیز ارائه می‌دهند. انتخاب روش مناسب به شرایط سفارت کشور مقصد بستگی دارد.
جهت روان‌سازیِ امور کنسولی و جلوگیری از ازدحام مراجعین، انجام کلیه خدمات و امور کنسولی، تنها از طریق website سامانه نوبت‌دهی و به صورت مراجعه حضوری انجام خواهد شد؛ بنابراین از هموطنان گرامی و مراجعین محترم تقاضا می‌شود جهت پیشگیری از اتلاف وقت خود و دیگر مراجعین، پس از اخذ کد رهگیری از سامانه میخک و دریافت نوبت از نشانی:
به طور معمول، مراحل زیر برای دریافت وقت سفارت از اکثر کشورها ضروری است:
لطفاً در مورد زمان پردازش، (حتی اگر قبلاً ترتیب پرواز خاصی را انجام داده‌اید یا مدت زمان خاصی را منتظر بوده‌اید) از کارمندان کنسولگری سؤال نکنید.
نکته **: برای اخذ ویزای لهستان و ویزای مالت نیازی به پرداخت هزینه کارگزاری ندارید و تنها باید هزینه درخواست ویزا را به یورو پرداخت کنید.
هزینه‌های اضافی شامل خدمات پیکاپ مدارک، رزرو وقت فوری، مشاوره و خدمات واسطه‌ها، ترجمه مدارک، و هزینه‌های سفر است.